純腦補之如何舉辦線上開放空間會議

在觀摩了幾次如何運用 Zoom、Miro、GatherTown 舉辦線上活動後,自己腦補了一下可以如何運用這些工具舉辦簡易線上版的開放空間會議。

(本文同步發表於 Medium。)

【補充】下面文章所分享的線上活動規劃,我並沒有實際執行過,因此我完全不知道實際執行時,有可能會遇到哪些問題,所以本文標題才會是「純腦補之」。如果你對於腦補的內容沒興趣,那可以直接跳到結語,在結語那邊有稍微想要聊一聊「數位落差」這件事。

如果你不知道什麼是「開放空間會議」(Open Space Technology),可以參考以下幾個連結。

如果你已經知道「開放空間會議」,就讓我們繼續看下去。

特別感謝

在開始說明我的腦補內容之前,要先獻上我的感謝。

  • 感謝這兩年所有嘗試舉辦線上活動的各個企業、組織與單位,因應疫情全球忽然間被迫執行新一波的「數位轉型」,可以感受到大家都在摸索與尋找更優質的線上活動解決方案。而每一個走在前頭的人,都是後面跟進者學習與觀摩的對象。
  • 感謝 IAF Taiwan 舉辦「引導週線上分享會」,並且不藏私的分享他們成功舉辦線上活動,如何在線上活動進行引導的經驗談。這篇腦補文的許多細節是建立在他們的經驗談之上。(如果沒有預算問題,我真的覺得可以找 IAF Taiwan 來協助舉辦各種需要引導及高度互動的實體或線上活動。)
  • 感謝 RSG Taipei 2021 舉辦線上的「開放空間會議」,讓我能有機會實際觀摩線上的「開放空間會議」。(台灣敏捷社群的志工群實在是非常強大。)

腦補的活動規劃

我所腦補的「簡易線上版開放空間會議」大致規劃如下。

所需資源

  • 多個 Zoom 帳號 / 會議室
  • 付費版的 Miro 帳號
  • 多位志工
  • 一位主要的引導者 / 主持人
  • 供主持人與志工使用的順暢網路及電腦設備
  • 供主持人及志工幕後使用的即時聯繫管道

活動事前工作

在正式舉辦活動之前,需要完成以下的事前工作:

  1. 先決定屆時要開啟多少個討論議題的小空間。

  2. 續上,根據小空間的數量預備相同數量的 Zoom 會議室。

  3. 續上,根據小空間的數量預備「小空間數量 x 2 + 1」的志工。

  4. 預備「主會場」的 Zoom 會議室。

  5. 建置活動所需的 Miro board,其中需要包含以下幾個空間:

    • 圓形的主會場:巨大的圓形,旁邊附上主會場的 Zoom 會議室連結,以及主會場的簡單說明文字。

    • 議題大看板:矩形看板,根據這次開放空間會議的回合數及小空間數量,分隔為多行多列,每一格寫上對應的「討論時段 + 小空間名稱」,並直接在格子內附上對應的 Zoom 會議室連結。

    • 小空間記錄區:根據這次開放空間會議的回合數及小空間數量,建立多個供參與者(及記錄者)自由發揮的記錄區,旁邊可以附上一些便利貼及元件,讓參與者可以快速複製運用。記錄區旁邊同樣附上對應的 Zoom 會議室連結。

    • 開放空間會議的各項原則:在上述各空間彼此之間的空白處,可以重複擺上開放空間會議的四大原則、雙腳法則、蜜蜂與蝴蝶的提醒文字。

    • Miro 快速鍵及各空間的捷徑:超大的熱鍵說明與捷徑,讓迷路的人可以快速的找到該去哪裡。

      (捷徑區超大,讓參加者在 Zoom Out 時,能直接閱讀內容。)

  6. 續上,建立一個試玩版的 Miro board,用來提前讓參與者可以試玩 Miro。

  7. 寄出事前通知信,通知信包含以下內容。

感謝你報名由 xxxxx 主辦的「開放空間會議」,這次活動討論的主題是「ooooo」,由於本次開放空間會議採取線上形式,為了幫助各位參與者屆時能更快進入狀況,特別寄發這封行前通知信,請詳細閱讀以下內容,謝謝。

一、關於開放空間會議

(以下省略,總之提供一些關於「開放空間會議」的基本介紹,幫助參與者建立一些基本認識。)

二、事前準備

本次活動採取線上形式,會透過 Miro + Zoom 這兩種線上服務進行,請參閱以下內容,即早確認電腦設備並熟悉 Miro 與 Zoom 的操作。

  • 順暢的網路速度:活動屆時需要同時開啟 Miro 與 Zoom 兩種線上服務,建議你的網路頻寬越大越好,避免在參與討論的過程中,無法順暢的與他人即時互動。
  • 高效能的 IT 設備:續上,同時開啟 Miro 與 Zoom 兩種線上服務,很可能會讓你的電腦風扇高速運轉,請盡可能使用效能越好的設備參與活動。可以的話也可以考慮使用較大的螢幕或使用雙螢幕,方便你能同時一覽 Miro 及 Zoom 的所有視窗與介面。
  • 麥克風與視訊鏡頭:請準備能正常使用的麥克風及視訊鏡頭,你可以嘗試建立自己的 Zoom 會議室並邀請朋友加入會議室,藉此測試麥克風的收音狀況,以及視訊鏡頭是否能正常運作。本活動強烈鼓勵參與者開啟視訊鏡頭,讓我們在遠距環境,也能無距離的看見彼此的笑容。
  • 熟悉 Miro 的操作方式:為幫助大家熟悉 Miro 的操作,我們已事先建立「Miro 試玩區」,供各位參與者能事先熟悉 Miro 的操作,並提前預覽本次活動之 Miro board。請透過試玩區事先熟悉 Miro 的基本操作,包含
    1. 利用快速鍵 Ctrl + cCtrl + v 快速的複製貼上「便利貼」。
    2. 如何調整便利貼的「位置」、「大小」,並輸入文字。
    3. 利用快速鍵 +- 以 Zoom in 與 Zoom out。
    4. 點擊「超連結」快速的前往 Miro borad 上的各個小空間或開啟對應的 Zoom 會議室。
    5. 點擊「投票區」的 + 符號,進行投票。
  • 熟悉 Zoom 的操作介面:活動屆時會需要各位參與者自行穿梭於多個不同的 Zoom 會議室,請事先熟悉 Zoom 的基本操作,包含
    1. 如何進入會議室。
    2. 如何開關麥克風及視訊。
    3. 如何開啟 Chat 視窗。

三、活動流程

(以下省略,總之說明當日「開放空間會議」會如何進行,介紹整個活動流程,幫助參與者建立心理準備,同時要提醒活動開始時,參與者要先進入「主會場」的 Zoom 會議室,並同步開啟正式活動的 Miro board。)

活動流程

主辦方的活動流程如下。

  1. 志工就位,於預定的活動時間之前,將所有的 Zoom 會議室開啟,「主會場」的 Zoom 由主持人 + 志工 x1 進駐,其他各個「小空間」的會議室則有兩位志工進駐。
  2. 主持人分享螢幕,開始暖場,邀請參加者前往 Miro board 的「主會場」,引導參與者在便利貼上留下自己的暱稱,黏貼於「主會場」中形成大圓圈。
  3. 主持人說明活動流程、進行方式,以及「開放空間會議」的各項原則。同時也實際示範 Miro 操作方式與快速鍵,介紹 Miro board 上有哪一些事先準備好的空間。
  4. 活動正式開始,主持人引導大家開始運用「便利貼」產出「議題」。
  5. 主持人引導,讓「議題」的「提議者」可以輪流簡述自己想要與大家討論的主題為何。(如果是較大場子的開放空間會議,這部分需要拿捏時間,或考慮改用其他方式處理。)
  6. 如果「議題」數量過多,就由志工協助調整「議題」的「便利貼」,啟用投票功能,接著由主持人引導參與者,針對「議題」投票,以便能根據「小空間」的數量來票選足夠數量的「議題」。
  7. 票選完畢,志工協助將「議題便利貼」移動至「議題大看板」並鎖定。
  8. 「議題大看板」的每一個格子都填滿之後,主持人引導大家前往瀏覽自己想要參與哪些議題,並提醒大家離開「主會場」Zoom 會議室,前往各個「小空間」的 Zoom 會議室。
  9. 「小空間」Zoom 會議室的兩位志工分別負責不同的工作,志工 A 負責擔任「場控員」與「暗樁」,志工 B 擔任「記錄員」。
  10. 「場控員」主控該 Zoom 會議室,禁止其他人分享螢幕,統一由「場控員」分享螢幕,螢幕停留在對應之 Miro 小空間記錄區。「場控員」也負責管理如果有奇怪的人來亂,要將搗亂者靜音或踢出會議室。在討論時段開始之前,「場控員」協助鼓勵參與者開啟視訊鏡頭及麥克風,鼓勵大家輪流做簡短的自我介紹並分享為何對此議題有興趣,鼓勵大家協助擔任「記錄員」在 Miro 共筆留下記錄。當討論時段開始時,「場控員」順勢交棒給「提議者」,讓提議者開場,正式開啟本回合的分享與討論。「場控員」也協助注意活動時間,當討論時段結束時,提醒參與者回到「主會場」的會議室。如果有冷場的狀況,「場控員」可以發揮「暗樁」功能,嘗試引導參與者有更多討論。
  11. 「記錄員」以輔助的角色,協助記錄小空間內的討論內容。「記錄員」可以先在 Miro 之外的地方做紀錄,根據參與者的狀況來適度地將「記錄」移至 Miro,倘若參與者中已有人主動積極在協助記錄,那麼「記錄員」就只需適度補充遺漏的重點;反之,若無人主動記錄,就只好由「記錄員」主動補位。可以的話,也要記錄有哪些人參與小空間內的討論,或者是利用暖場的時間,直接邀請大家在「記錄區」留下自己的暱稱。
  12. 在「討論時段」每回合之間安插「休息時間」。
  13. 主持人與「場控員」提醒「休息時間」的起訖時間,再次提醒「開放空間會議」的各項原則,並引導大家再次瀏覽「議題大看板」,前往下一個有興趣的議題。
  14. 當所有的「討論時段」都結束後,提醒所有參與者再次回到「主會場」會議室,準備進行收尾。
  15. 志工協助將所有的「記錄區」鎖定。主持人引導大家前往各個「記錄區」快速瀏覽大家的成果。
  16. 主持人分享螢幕,引導大家前往「議題大看板」,並開啟投票功能,讓大家再次票選想要聽哪一些「議題」的總結。(如果「議題」數量不多,可以跳過此階段。)
  17. 續上,主持人分享螢幕,逐一針對各「議題」,引導參與者針對今天討論的內容分享總結。
  18. 主持人分享螢幕,引導大家前往「主會場」,準備針對整場活動進行總結與回顧。(手法與形式可以很多元,像是請大家輪流講一句話,或邀請大家直接用便利貼留言,又或者建立一個 ORID 的空間⋯⋯)
  19. 志工協助將所有元件鎖定。主持人邀請大家自由瀏覽各個「記錄區」。
  20. 主持人分享螢幕,看是要工商服務、秀出本次活動的意見回饋表單⋯⋯。宣布活動結束,感謝所有的參與者。

結語

以上就是我純腦補之線上開放空間會議,再次強調前面的所有內容,都是根據今年觀摩各家線上活動後,純腦補想像出來的。我沒有實際執行過,因此我完全不知道實際執行時,有可能會遇到哪些問題。

至於為什麼會想要腦補想像「如何舉辦線上開放空間會議」,則是因為四個原因:

這兩年因為疫情的緣故,許多實體活動全都被迫轉變為線上形式,可以發現各組織都在尋找能為參加者提供更優良體驗的線上活動解決方案。除了參加他人舉辦的活動,身為 DevOps Taiwan Community 的志工,我自己也經手過活動的規劃籌辦與執行,多少能體會實體活動與線上活動在參與體驗上的巨大差異,實體活動透過場地佈置、空間規劃、聲光影音、近距離面對面交流、以及適時引導,所能提供的體驗是難以完全複製至線上環境。雖然有人會說,對於單方向傳遞資訊的演講活動而言,實體與線上的差別還在可容許範圍。但如果是「開放空間會議」或甚至只是單純的分組討論,此種具備一定互動性的活動形式,實體與線上的差距則十分明顯。

【補充】單方向的演講轉變為線上形式後,能提供的體驗依然是打折扣的,畢竟不是每一個人都能適應一整天戴著耳機、看著螢幕聆聽演講。哪怕聽眾已自行採用最高級的耳機與螢幕,也不容易維持高專注力聆聽演講。(因此有些主辦單位會將單場演講長度與整日的活動時間縮短,甚至不舉辦整日活動,改成多日的 Webinar,並且提供較長的期限讓報名者可以事後收看錄影補課。)

目前市面上已有許多新型態的線上服務出現,可以用來舉辦更具互動性的線上活動,但更多的新式數位工具似乎也帶來新一波的「數位落差」(數位能力落差)。此種落差會體現在硬體設備與個人能力身上,人們是否擁有合適的資訊設備參加線上活動,以及個人需要消耗多少學習成本以熟悉不同的數位服務(工具)。數位落差的狀況,讓人想起當疫情爆發時,家長們被迫一窩蜂的搶購能夠令孩子遠距上課的各種資訊設備,同時必須在短時間內學習各種線上工具。也許數位落差的真實狀況,是超乎我這種 IT 人的想像。

【補充】同時開啟 Miro + Zoom + GatherTown,讓我的電腦風扇狂轉,也明顯感受不論哪個網頁視窗或服務,都在卡頓反應遲緩。(大概是我的網路與電腦設備不佳,又同時開啟太多軟體吧。)

回到本文,因爲前述的四項原因,導致我這幾天腦中一直有個疑問「如果是我來舉辦一場線上的開放空間會議,我會怎麼做?」在 IAF 的活動上,聽見引導師分享成功舉辦線上版開放空間會議的經驗,認知到「數位落差」會造成活動參與度的不平等,而此種不平等只能靠著更多的事前準備來盡量消除。同時「數位落差」不只會發生在參加者,也會發生在主辦方、工作人員身上,當參加者、主辦方、工作人員全參雜在一起時,好像又把「數位落差」的問題變得更麻煩,也難怪引導師會說,線上活動很仰賴數位科技與技術面的小幫手。

【補充】我個人今年參加了三次有採用 GatherTown 的線上活動,如前述大概是我的網路與電腦設備不佳,三次的參加體驗都不是很好。GatherTown 雖然模擬了一種可自由行動的虛擬世界,但它有如電腦遊戲般的介面互動及操作方式,讓我一直很好奇非遊戲宅與非工程師的人們在使用 GatherTown 後的感想是什麼?以及這些人們花了多少時間去適應 GatherTown。

最後,真心覺得要舉辦一場活動並不難,但要舉辦一場體驗佳、效果好、規模大的活動(不論實體或線上)著實不容易。感謝所有嘗試在疫情時代努力舉辦「線上活動」的先行者,因為有各位在前方付出的血與淚,使後來的人們有更多的案例可以觀摩學習。期盼疫情能盡快消彌,世界能恢復可以自由舉辦實體活動的狀態(真心希望),也期盼未來能有更多親民、便民的線上服務(工具),可以更容易地消除「數位落差」造成的參與度不平等,讓線上活動的舉辦,能夠更加的低成本、低負擔。(不論是對主辦方及參與者,都是如此。)

DDD Taiwan 的組織者 Kim,對於籌辦活動也有著深刻的體悟。)

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